Estimado lector, a continuación le invitamos a conocer los elementos esenciales de la organización de eventos, en tanto es una actividad que contribuye a la consecución exitosa de momentos felices y de bienestar pero también de eventos con sentido social, con diversos tipos de impactos sociales, ambientales, económicos, tratándose de campañas, eventos empresariales, etc.

¿En qué consiste la organización de eventos?

En primer lugar, debemos decir que organizar un evento, es una tarea que, inicialmente incluye ideas divertidas entorno a la reunión de seres queridos, el menú, la decoración, la música,…pero cuando te dispones a ello, a cubrir cada detalle de su ejecución caes en cuenta de la larga lista de tareas, tiempo, esfuerzo, seguimiento y  conocimiento que se requiere para llevar adelante un evento de manera exitosa.

Planificar todo de manera minuciosa y perfecta es un reto, mil y una tareas, problemas y soluciones… si realmente quieres que tu evento sea todo un éxito y no morir en el intento, la principal recomendación, en el caso de eventos pequeños es buscar asesoría profesional, y sin duda, en el caso de eventos relacionados con ocasiones especiales tales como bodas, bautizos, etc. que involucren un número importante de invitados, se recomienda contratar un organizador de eventos.

Especialmente, debe considerarse que todo evento es único, y a pesar de estar asociado a eventos que se realizan con frecuencia como bodas, cumpleaños, fiestas de graduación, etc. sin lugar a dudas debemos decir que cada edición es especial y particular, haciendo que una edición de un evento difiera de otra por la localidad, número de invitados, menús, preferencias de los anfitriones, etc.

Fases de un evento

  1. Pre-evento: Es la fase de definición del proyecto en la que se determinan objetivos, público, presupuesto y fecha y lugar; para pasar seguidamente a precisión de la lista de invitados. Seguidamente, se desarrolla el concepto o la idea del evento, se inician conversaciones y contactos para la contratación de los proveedores y se formula un cronograma. Si se trata de un evento de importantes magnitudes, se estima realizar un   organigrama y pruebas de ensayo.
  • Día del evento: Es el momento de la puesta en escena de lo planificado. Una vez ha empezado el acontecimiento, el organizador de eventos debe coordinar y seguir el cronograma y los tiempos previstos en la planificación realizada en la anterior fase, incluyendo tiempo previsto para el montaje, la adecuación de sonidos, la preparación o almacenamiento del menú, etc. Antes de empezar el evento, el organizador debe haber previsto todas las incidencias posibles, haber analizado las alternativas y planificado un plan B y hasta C.
  • Post-evento: Una vez finalizado el evento, es tiempo del desmontaje, de la evaluación de los resultados y de los agradecimientos.

Elementos  fundamentales para determinar la Organización De Un Evento: Al momento de planificar un evento usted debería considerar los siguientes aspectos:

  1. 1.   Definir el objetivo. ¿Qué es lo que se quiere con el evento?.
  2. Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, académico, militar y demás)
  3. Saber con qué recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos).
  4. Saber en dónde lo harás
  5. Definir hora y lugar.
  6. Conocer características de asistentes o participantes.
  7. Definir menú, música, actividad cultural, o actividades de entretenimiento incluidas en el evento.
  8. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones públicas, asociaciones, personalidades, federaciones y otras).
  9. Determinar si existe algún tipo de condicionante que pueda afectar a la organización del evento (normativa, reglamentación, clima).
  10. Características técnicas del evento.
  11. Necesidades en cuanto a infraestructuras.
  12. El presupuesto, en algunos casos, se requiere datos sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.
  13. Necesidades en cuanto a personal.

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